Vos clients ont une adresse chez vous. Mais leurs mensualités restent impayées ?
Un abonnement non réglé, une société qui ne répond plus, plusieurs échéances en retard… RECOVIA accompagne les domiciliataires dans le recouvrement amiable de leurs créances, qu'il s'agisse de quelques dossiers ou de volumes récurrents.
Ces situations vous sont familières ?
Dans une société de domiciliation, les impayés sont souvent modestes individuellement. Mais leur répétition finit par mobiliser beaucoup de temps et peser sur la trésorerie.
Mensualités non réglées
Un domicilié conserve son contrat, mais laisse s'accumuler plusieurs échéances de domiciliation.
Prélèvements rejetés
Le prélèvement ne passe plus et les rappels automatiques restent sans effet.
Client devenu injoignable
Les courriels restent sans réponse et les coordonnées du représentant ne semblent plus à jour.
Contrat résilié, solde impayé
La relation commerciale est terminée, mais des factures antérieures demeurent à régulariser.
Services complémentaires impayés
Réexpédition du courrier, permanence téléphonique ou prestations annexes : les factures restent ouvertes.
Des dizaines de petits soldes
Chaque dossier semble peu important, mais les relances manuelles finissent par coûter cher en temps.
Vous gérez les domiciliations. Nous prenons le relais sur les impayés.
Votre équipe doit pouvoir se concentrer sur l'accueil, le suivi des contrats et les services aux entreprises, plutôt que multiplier les relances de paiement.
- Relances amiables adaptées au dossier et au profil du débiteur.
- Recherche d'un règlement, d'un engagement de paiement ou d'un échéancier lorsque cela est pertinent.
- Suivi des démarches et des encaissements, avec visibilité sur l'avancement.
- Traitement possible de dossiers isolés comme de transmissions récurrentes.
- Étude d'un fonctionnement adapté à vos exports ou à vos outils de gestion.
Un impayé de 90 € ne doit pas mobiliser le même temps administratif qu'un dossier complexe. L'enjeu est de mettre en place une méthode proportionnée, régulière et suivie.
Chaque situation est examinée selon la nature de la créance, les informations disponibles et les éventuelles contestations.
Parler de vos impayés →Comment se déroule la prise en charge ?
Un processus simple pour ne pas créer une nouvelle charge administrative à vos équipes.
Vous transmettez les informations
Identité de la société débitrice, coordonnées disponibles, montant dû, échéances et références utiles. Un fichier récapitulatif peut être étudié pour les transmissions multiples.
RECOVIA engage les démarches amiables
Après vérification des éléments nécessaires à la prise en charge, les relances sont organisées pour obtenir un règlement ou identifier une difficulté.
Vous suivez la régularisation
Les paiements, engagements et éventuelles contestations font l'objet d'un suivi. Les suites à envisager sont examinées avec vous si l'amiable n'aboutit pas.
Démarrer sans réunir immédiatement toutes les pièces
C'est l'un des avantages pratiques de RECOVIA : pour le démarrage du recouvrement amiable, la transmission systématique du contrat et de chaque facture n'est pas nécessaire dans tous les dossiers.
Pour les dossiers de domiciliation, conservez notamment les contrats, conditions applicables, factures, historique de facturation, paiements reçus et éventuelles notifications de résiliation. Une contestation doit être examinée avant toute poursuite adaptée.
Exemple : plusieurs abonnements de domiciliation impayés
Une société de domiciliation constate qu'un client n'a pas réglé quatre mensualités de 75 €, soit 300 € de créance alléguée. Les relances internes n'ont pas permis d'obtenir de réponse.
- Le domiciliataire transmet les coordonnées du débiteur, le montant et les échéances concernées.
- Il certifie le caractère réel, liquide et exigible de la créance.
- RECOVIA peut engager les premières démarches amiables et rechercher une régularisation.
- Si le débiteur conteste le solde, les pièces contractuelles et comptables pourront être demandées.
La rémunération de RECOVIA repose sur les sommes effectivement recouvrées, selon les conditions convenues avec chaque client. Les modalités peuvent être adaptées à la nature et au volume des créances confiées.
Exemple fictif de fonctionnement, sans garantie de résultat ni indication d'un taux contractuel applicable à tous les clients.
Demander une proposition →Quelques dossiers ou un portefeuille récurrent : une organisation adaptée
Vous pouvez nous solliciter pour un dossier ponctuel, mais aussi envisager un circuit régulier lorsque votre activité génère chaque mois des factures impayées.
Dossiers ponctuels
Vous nous adressez une créance qui résiste à vos relances habituelles.
Transmissions périodiques
Vous regroupez les nouveaux impayés selon une fréquence définie ensemble.
Suivi et échanges de données
Pour des volumes plus importants, nous pouvons étudier un format d'import, un reporting ou une intégration adaptée à votre organisation.
Questions fréquentes des sociétés de domiciliation
Faut-il transmettre tous les contrats et factures dès le départ ?
Pas systématiquement pour engager les premières démarches amiables. Vous devez toutefois certifier le caractère réel, liquide et exigible des créances confiées et pouvoir communiquer les justificatifs nécessaires si RECOVIA les demande, notamment en cas de contestation.
RECOVIA accepte-t-elle les petites mensualités impayées ?
Les dossiers de faible montant peuvent être étudiés. La faisabilité et les conditions de prise en charge dépendent notamment du montant, du nombre de dossiers et de la situation du débiteur.
Peut-on transmettre plusieurs débiteurs dans un fichier ?
Oui, un format de transmission groupée peut être étudié avec notre équipe afin de simplifier le traitement des portefeuilles récurrents.
Que se passe-t-il si le domicilié conteste les sommes dues ?
La contestation est prise en compte. RECOVIA peut demander les éléments contractuels et comptables utiles afin de vérifier la situation et de déterminer avec vous les suites appropriées.
Les honoraires sont-ils identiques pour tous les domiciliataires ?
Non. RECOVIA intervient au succès selon les conditions définies avec chaque client, notamment en fonction des montants et volumes confiés. Aucun taux unique n'est présenté comme applicable à tous.
RECOVIA peut-elle engager une procédure judiciaire ?
Si une démarche amiable n'aboutit pas, les suites possibles peuvent être examinées avec vous. Les actes réservés aux professionnels habilités sont réalisés par ces derniers, selon les conditions légales applicables.
Vos impayés de domiciliation méritent un suivi régulier.
Qu'il s'agisse d'une facture isolée ou de plusieurs dizaines de mensualités, échangeons sur une méthode adaptée à votre société de domiciliation.
À consulter également : notre modèle de mise en demeure et notre solution de recouvrement B2B.